Työympäristön kehittäminen on toteutettu hankkeen alusta lähtien yhteistyössä henkilöstön ja kuntalaisten kanssa. Tämän kehitystyön osalta hanke käynnistettiin tarvekartoituksella, jonka aikana henkilöstöä ja kuntalaisia osallistettiin erilaisissa tilaisuuksissa ja työpajoissa, joiden pohjalta saatiin luotua alustava Virastotalo-visio.

Hankesuunnitteluvaiheessa toteutettiin ensimmäinen työympäristökysely, jonka tulosten perusteella saatiin tärkeää tietoa työvaiheessa tarkennettaviin tavoitteisiin ja linjauksiin. Henkilöstöä edustavalle ohjausryhmälle järjestetyssä visiotyöpajassa jatkettiin tavoitteiden tarkentamista. Hankkeelle perustettiin myös työympäristökehittämisen työryhmä, joka kokoontuu kuukausittain. Työryhmässä on edustus kaikista henkilöryhmistä sekä erilaisista alatyöryhmien asiantuntijoista. Työympäristökehittämisen osuessa juuri alkaneeseen pandemiatilanteeseen kaikki tilaisuudet järjestettiin virtuaalitilaisuuksina aikavälillä 2020-2022. Hankesuunnitteluvaiheen päätteeksi KVA tuotti tilojen alustavan toiminnallisen konseptin esimerkkikalustuksella.

Hankkeen edetessä tehtiin päätös Virastotalon remontti- ja lisäosan rakentamisen toteuttamisesta yksivaiheisena. Tämä tarkoitti, että Tampereen keskustassa sijaitseva historiallinen Frenckellin rakennus tultaisiin ottamaan kokonaisuudessaan väistötilaksi. KVA vastasi väistötilojen työympäristösuunnittelusta kehittäen Frenckellin tilojen järjestelyjä ja toimintaperiaatteita rinnakkain uudistettujen tilojen varausjärjestelmän lanseerauksen kanssa.

Työympäristön kehittämisen osalta Tampereen virastotalon hanke jatkuu säännöllisellä vuoropuhelulla esihenkilöiden sekä eri henkilöryhmien edustajien kanssa. Kehitystyön aikana tullaan kartoittamaan jatkossakin tietoa työn tekemisen erityispiirteistä, jotka vaikuttavat tilojen suunnitteluun sekä uudistettujen tilojen käytön toimintaperiaatteiden kehittymiseen. KVA tarjoaa jatkuvaa valmennusta, jonka avulla muutosvalmiutta ja sen johtamista tuetaan.

Hankkeen pilottialueesta, jossa koekäytetään Tampereen virastotalon tulevaa kalustusta ja tekniikkaa, kerätään tilasuunnittelun pohjaksi kokemuksia ja käyttäjäpalautetta. KVA:n luomaa muutosviestintäsuunnitelmaa päivitetään ja henkilöstön tiedotustilaisuuksia järjestetään tarpeen mukaan. Kartoitusvaiheessa aloitettuja työympäristökyselyjä jatketaan säännöllisesti noin vuoden välein, jotta voidaan seurata käyttäjäprofiilien kehittymistä.